Retroplanning

Dit zijn de hoofdtaken van de WBS. Onder elke hoofdtaak bevinden zich meerdere deeltaken. Brainstormen doen we met het hele team samen (Jolien, Lieselot & Kevin). Zo kunnen we tot een goede planning komen en is de kans kleiner dat we iets vergeten. De retroplanning opstellen doet Jolien alleen. De sprekers uitnodigen en vastleggen is een taak van Lieselot maar de agenda overlopen samen met de sprekers doen we allemaal samen. Zo weet iedereen wat er op het programma staat. Na de sprekers is het belangrijk dat we eerst en vooral een locatie voorzien. We hebben ervoor gekozen om dit allemaal samen uit te voeren tot en met het contract ondertekenen. Uiteindelijk is dit een van de belangrijkste onderdelen van het event. Het controleren van de locatie voor het event doet Kevin alleen. Jolien en Lieselot hebben net voor het even nog andere taken uit te voeren.

We hebben ervoor gekozen om de selectiecriteria voor de caterer samen op te stellen, uiteindelijk heeft iedereen verschillende smaken en voorkeuren. Nadien hebben we de taken gesplitst. Deze verdeling hebben we ook toegepast bij licht en geluid. Zowel voor licht en geluid als de catering, bezoeken we meerdere potentiële leveranciers zodat we kunnen vergelijken en er de beste uitnemen.

Kevin zal van elke deeltaak (catering, piano, licht en geluid,…) de controle voor het event op zicht nemen samen met de leverancier.

De facturatie gebeurt maandelijks. Hier is Jolien telkens voor verantwoordelijk.

Wekelijks hebben we met ons team een meeting om de stand van zaken te bekijken en indien nodig veranderingen aan te brengen. Deze meeting vind je ook terug in onze planning als’terugkerende taak’

3. Relaties

Een van de relaties in onze planning is uiteraard het aantal personen die aanwezig zullen zijn en het verwittigen van de caterer. Daarnaast is een andere relatie het aankopen van materiaal en het deifinitieve budget. Als je niet weet hoeveel je mag uitgeven, kan je ook niets aankopen.

4. Mijlpalen

Als mijlpalen hebben we het ondertekenen van de contracten genomen samen met de facturatieschijven. Dit zijn belangrijke onderdelen op weg naar het event. Uiteraard mocht het event zelf niet ontbreken als mijlpaal. Dit is tenslotte waarvoor we het allemaal doen.

5. Resources

Met ons team van JoLie Projects proberen we de taken zoveel mogelijk onder ons te verdelen. Daarnaast werken we uiteraard nog met leveranciers die hier niet mochten ontbreken. Je kan hieronder ook een voorbeeld vinden van een overbezetting. Dit hebben we dan opgelost door een taak te herverdelen.