Draaiboek

Het draaiboek werd opgesplitst in 2 luiken.

Luik 1 omschrijft de vaste informatie.

Luik 2 toont een gedetailleerde weergave van de timing op de dag van het event zelf.

Luik 1: vaste informatie

Dit gedeelte werd opgemaakt in Word.

Dit luik bevat alle informatie die tijdens het event plots dringend nodig kan zijn.

Alle contactgegevens werden opgelijst (met fictieve namen en gsm-nummers).

Voor de deelnemerslijst werd geen lijst opgemaakt met 120 verzonnen namen.

Het is de bedoeling 2 lijsten op te maken:

• een alfabetische lijst met vermelding van de naam, voornaam, aanspreektitel (Dhr. / Mevr. / Dr. / …). De alfabetische lijst zou o.a. gebruikt worden om de aanwezigen af te punten bij het binnenkomen. Ook staat naast elke naam aan welke tafel deze gast zal zitten. Mocht er iemand bij de afroeping zijn tafel niet gehoord hebben, kan er snel op deze lijst gekeken worden en moeten niet alle tafels overlopen worden.

• een lijst per tafel, met vermelding van de naam, voornaam, aanspreektitel (Dhr. / Mevr. / Dr. / …). Deze lijst zou gebruikt worden om de namen af te roepen om aan tafel te gaan.

Er werden ook 2 plannen toegevoegd aan het draaiboek.

Het eerste plan bevat de accommodatie met de nooduitgangen en de locatie van de brandblusapparaten en de EHBO box.

Bedoeling van dit plan is:

• iedereen duidelijk te maken waar de nooduitgangen zich bevinden, alsook de plaats aan te duiden van de EHBO-box en de brandblusapparaten.

• tonen van een overzicht van de accommodatie

• weergeven van de tafelnummering

Ten tweede werd ook een ingezoomd plan van de eetzaal toegevoegd met daarop de aanduiding van de zitplaatsen van de gastsprekers, alsook nog eens een duidelijke weergave van de tafelnummering.

Gezien een diner geserveerd wordt, werd gekozen voor de banketstijl, waarbij gebruik wordt gemaakt van ronde tafels. De gastsprekers zitten verdeeld in de zaal. De gastsprekers werden bewust niet samen aan één tafel gezet, omdat het gaat om personen die gemotiveerd zijn voor het doel. Zij kunnen aan hun tafel lobbyen en tafelgenoten motiveren om promesses aan te gaan. De gastsprekers zitten wel allemaal aan een tafel dicht bij het podium, zodat ze gemakkelijk naar voor kunnen komen. De patiënt-gastspreker kan zich vanaf de positie aan zijn tafel (tafel 3) gemakkelijk verplaatsen zowel naar het podium, het sanitair, de nooduitgang, de uitgang, de orangerie.

Luik 2: timing

Dit gedeelte werd opgemaakt in Excel. Er werd gekozen voor een verticale lay-out.

Voor elke activiteit vinden we de 4W’s terug + eventuele opmerkingen.

• Wanneer: van wanneer tot wanneer + de duur van de activiteit

• Wat: omschrijving van de activiteit

• Waar: waar moet deze activiteit uitgevoerd worden

• Wie: wie is verantwoordelijk

• Opmerkingen: eventuele extra opmerkingen

Specifieke toelichting betreffende de keuzes gemaakt om de timing op te stellen:

We starten met de opbouw van het benefietdiner op de dag zelf van het event. We hebben bewust een strakke planning gehanteerd met weloverwogen schattingen betreffende de duur van elke activiteit. Sommige activiteiten zullen ook gelijktijdig uitgevoerd worden. Door onze planning zo in te delen, hoeven we de zaal slechts voor 1 dag af te huren en dit pas vanaf 13.00h.

De gasten worden verwacht om 19.00h, maar om eventuele vroegkomers op te vangen, willen we klaar staan om 18.30. Vanaf 18.30 zullen de hostessen klaar staan voor ontvangst, zal het aperitief klaar staan en zullen de vijf sprekers zich (na hun soundcheck) naar de receptieruimte begeven om de gasten op te vangen en te begroeten.

Om 19.45 zal rector Pieter Torfs een welkomstwoord tot de gasten richten. Hierna zullen de gasten per tafel afgeroepen worden en naar hun tafel begeleid worden door de hostessen. (startend met tafel 12, vervolgens tafel 11,… m.a.w. van achteren in de zaal startend en zo naar voor toewerkend, zodat men vlot kan doorstromen en elkaar niet in de weg loopt). Er is 1 hostess per tafel die telkens een lijst heeft met een overzicht van de tafelindeling.

Zodra alle gasten hun plaats ingenomen hebben, zal de amuse geserveerd worden en zal de voorzitter het fonds toelichten.

Tijdens het voorgerecht zal het universitair koor voor een muzikaal intermezzo zorgen. Gedurende het hoofdgerecht werd gekozen voor rustige achtergrondmuziek gebracht door een ensemble.

Na het hoofdgerecht brengt de patiënt zijn testimonial, direct gevolgd door een toespraak van de peter en meter van het fonds die hun keuze motiveren en oproepen tot het maken van promesses. Dit in een korte, maar krachtige toespraak. We kozen voor deze directe opeenvolging, zodat de (emotionele) testimonial nog vers in het geheugen zit bij de gasten wanneer hen gevraagd wordt een promesse te maken.

De promesses zullen gemaakt kunnen worden via de app van het event. Tijdens de oproep wordt kort toegelicht hoe men het (eenvoudige) promesse formulier in de app kan invullen. Er zullen 12 tablets door de 12 hostesses uitgedeeld worden (1 per tafel). Bovendien zal meegedeeld worden dat men ook via de eigen smartphone een promesse kan maken via de app. De hostessen blijven ook in de buurt om indien nodig hulp te bieden. Via dit systeem hopen we de sociale druk te verhogen. Het wordt een echt tafelgebeuren waarbij duidelijk zichtbaar is wie een promesse maakt. Ook zal de app direct een totaalsom maken van al de gemaakte promesses en deze totaalsom zal ook weergegeven worden.

Tijdens het dessert, zal het ensemble opnieuw rustige achtergrondmuziek brengen. (Dit zodat men nog kan praten tijdens het maken van de promesses).

Direct na afloop van het event zal de afbouw plaatsvinden, dit zodat men tijdig het pand kan verlaten, zodat er geen extra huurkosten aangerekend kunnen worden. Sommige afbraakwerken kunnen in de orangerie al van start gaan voor het einde van het event, aangezien hier tijdens het diner geen activiteiten meer gepland zijn.